Das Leben und Arbeiten in der Aufmerksamkeitsökonomie ist ein ständiger Kampf um Konzentration. An jeder Ecke lauern sie - die kleinen Ablenkungen. Eine beständige Flut von E-Mails, die kurze WhatsApp-Nachricht des Partners oder die neue Instagram-Story der Arbeitskollegin im Urlaub - das alles lenkt uns von unseren eigentlichen Aufgaben ab. Und selbst, wenn wir uns dessen bewusst sind, wer schafft es wirklich, das alles auszublenden?
Eine häufige Folge ist, dass man mit seinem Arbeitspensum kaum noch Schritt halten kann. Daraus resultiert dann der Wunsch 100 Dinge gleichzeitig machen zu wollen. Doch bei häufiger Ablenkung und beim Versuch, Multitasking zu betreiben, sind Mitarbeitende weniger effizient und die Wahrscheinlichkeit von sich einschleichenden Fehlern steigt.
Zum Glück gibt es Mittel und Wege dem entgegenzuwirken.
Durch ein gutes Zeitmanagement können solche Ablenkungen vermieden oder, noch besser, sogar eingeplant werden. Eine realistische Zeiteinteilung der zu erledigenden Aufgaben steigert die persönliche Effizienz, reduziert Stress und macht den Kopf frei für die wirklich wichtigen Dinge.
Sehen Sie auf einen Blick, welche Vorteile Ihnen ein gutes Zeitmanagement bietet
✓ Verbesserung der Produktivität
Mit unseren Tipps und Techniken zum Thema Zeitmanagement steigern Sie Ihre Produktivität, vermeiden Ablenkungen und minimieren das Aufschieben von Tätigkeiten.
✓ Mehr Zeit
Stellen Sie sich vor, Sie haben nie wieder das Empfinden, keine Zeit zu haben. Tolles Gefühl, oder? Ein gutes Zeitmanagement kann genau das bewirken! Durch gezielte Planung lassen sich Aufgaben reduzieren und Prioritäten neu setzen. Auf diese Weise gewinnt man Zeit für das eigentliche Abarbeiten. Das Resultat liegt auf der Hand: pünktlich Feierabend.
✓ Grenze zwischen Privatleben und Arbeit
Zeitmanagement dient nicht nur zur Produktionssteigerung während der Arbeitszeit. Vielmehr können Ihnen Tipps und Techniken helfen, zu erkennen, welche Tätigkeiten Sie auch auf Morgen verschieben können. Durch das Setzen von Prioritäten schaffen Sie mehr Freiräume und ziehen Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit.
✓ Schlechte Gewohnheiten ablegen
Adieu Prokrastination, denn die können Sie tatsächlich in Ihrem Zeitplan berücksichtigen. Allein schon durch eine ausführliche Planung, lässt sich die Zeit auf Social Media Plattformen oder sonstigen Portalen bewusst auf bestimmte Zeitfenster reduzieren.
Selbstredend gibt es unzählige Ansätze, Techniken und Methoden für ein effektives Zeitmanagement. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel 5 Tipps vor, die sich super leicht in Ihrem Arbeitsalltag umsetzen lassen und 5 Techniken, die Ihnen helfen können, Ihre Zeit effizient zu nutzen.
1. Monotasken Sie.
Vermeiden Sie Multitasking. Eins nach dem anderen! So verhindern Sie, in Stress zu verfallen und erzielen bessere Ergebnisse durch das konzentrierte Abarbeiten einzelner Aufgaben.
2. Eliminieren Sie Ablenkungen.
Entfernen Sie alle Störfaktoren, die Sie von Ihren Aufgaben ablenken könnten. Schalten Sie zum Beispiel Ihr Handy auf lautlos oder nutzen Sie Ohrenstöpsel, um Geräusche zu unterdrücken (Denn wer kennt ihn nicht? Der eine Arbeitskollege, der nur lauthals telefonieren kann?). Außerdem können Sie einplanen, wann Sie sich gezielt auf Social Media informieren möchten, um impulsive Unterbrechungen zu vermeiden.
3. Gönnen Sie sich Pausen.
Vor allem dann, wenn Sie merken, dass Ihre Konzentration nachlässt. Nutzen Sie also kurze, aber intensive Auszeiten, um sich zu erholen. Verlassen Sie Ihren Schreibtisch und versuchen Sie, möglichst an die frische Luft zu gehen oder das Fenster zu öffnen. Durch kleine Auszeit-Intervalle sinkt nachweislich der Stresspegel. Füttern Sie Ihr Gehirn spätestens alle 90 Minuten mit einer mindestens 3 - 5-minütigen Pause und alle 2 - 3 Stunden mit einer mindestens 10-minütigen Pause, in der Sie sich bewusst einer anderen Tätigkeit widmen. Mit der neu gewonnenen Kraft können Sie sich besser fokussieren.
4. Machen Sie sich Notizen.
Haben Sie manchmal auch das Gefühl, Ihnen “schwirrt der Kopf”? Man verliert sich in Ideen und denkt über unerledigte Aufgaben nach, die man auf keinen Fall vergessen darf. Das erzeugt Stress! Also, machen Sie sich Notizen - egal ob altmodisch mit Stift und Papier oder digital. Hauptsache der Kopf wird frei.
5. Setzen Sie Prioritäten.
Die Reihenfolge der Abarbeitung von Aufgaben können Sie festlegen, wenn Sie wissen, wie wichtig und dringend die verschiedenen anstehenden Aufgaben jeweils sind. So können Sie Ihre Aufgaben Schritt für Schritt abarbeiten und haben in jedem Fall die dringendsten Aufgaben erledigt.
Dank verschiedenster Zeitmanagement-Techniken können Sie sich in einen konzentrierten Geisteszustand ohne Ablenkung versetzen, sich Gedanken zu anstehender Arbeit machen, die Arbeitsproduktivität steigern und Prokrastination reduzieren.
1. Die Pomodoro Technik
Einfach und effektiv – stellen Sie einen Timer und stürzen Sie sich für 25 Minuten in die Arbeit. Sobald die Zeit abgelaufen ist, legen Sie für 5 Minuten eine Pause ein, die idealerweise mit körperlicher Betätigung verbunden wird. Der klassische Gang zur Kaffeemaschine! Die Intervalle werden viermal wiederholt, bevor Sie eine längere Pause von 15-20 Minuten einlegen.
Aber was haben eigentlich Tomaten damit zu tun? Der Ursprung dieser Technik liegt in Italien, wo die Form einer traditionellen Eieruhr an eine Tomate erinnert.
2. Das Pareto Prinzip
Hält man sich bei Ihrem Zeitmanagement an das Pareto Prinzip, dann wenden Sie 20% Ihrer Zeit für 80% Ihrer Arbeit auf. Also arbeiten Sie zuerst an 80% Ihrer Arbeit, die nur 20% Ihrer Zeit verlangen. Der Sinn dahinter: Wenn die weniger zeitintensiven Aufgaben erledigt sind, fühlt man sich zufriedener und ist bereit, sich auf die großen Aufgaben (die 20% der Arbeit, die 80% der Arbeitszeit beanspruchen) des Tages zu stürzen. Clever sich selbst ausgetrickst!
3. Getting Things Done (GTD)
Bei der GTD-Methode schreiben Sie sich alle zu erledigenden Aufgaben auf und teilen Sie anschließend in kleinere Abschnitte ein. Alle anstehenden Arbeitsvorgänge können auf diese Weise auf einen Blick erfasst und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Nehmen Sie sich selbst den Stress, alles im Kopf organisieren und priorisieren zu wollen, indem Sie Ihre Aufgaben visualisieren.
4. Eisenhower Methode
Durch die Eisenhower Methode wird einem aufgezeigt, welche Aufgaben priorisiert werden sollten und welche Aufgaben in den Hintergrund rücken oder gar gestrichen werden können. Dafür unterteilen Sie Ihre Aufgaben ihrer Dringlichkeit und ihrer Wichtigkeit nach, in vier Kategorien (A, B, C, D) auf. Die Aufgaben der Kategorie A (dringend und wichtig) sollten Sie sofort erledigen, die Aufgaben der Kategorie B (wichtig aber nicht dringend) können Sie danach bearbeiten. Aufgaben, die in die Kategorie C (nicht wichtig, aber dringend) fallen, könnten Sie an andere weitergeben. Die Aufgaben der Kategorie D (weder dringend, noch wichtig) können Sie erstmal guten Gewissens beiseite schieben oder gar ignorieren.
5. Eat the Frog
“Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tun Sie das am besten gleich morgens früh” - Mark Twain.
Nach diesem Zitat richtet sich die Eat the Frog Methode und erklärt sich eigentlich von selbst. Die unangenehmste und schwierigste Aufgabe des Tages wird zuallererst in Angriff genommen. Alles was danach kommt, kann nur besser sein! Ähnlich wie alles, was Sie essen werden, nachdem Sie einen Frosch verspeist haben.
Das richtige Zeitmanagement ist individuell
Ein gutes Zeitmanagement ist letztendlich eine persönliche Einstellung und individuell. Die EINE Methode gibt es nicht! Je nach Persönlichkeit, dem gewohnten Arbeitsverhalten und dem täglichen Arbeitsumfeld werden Ihnen einige Zeitmanagement-Tipps und Techniken eher zusagen, als andere. Je mehr man ausprobiert, desto besser entwickelt man ein Gespür dafür, was zu einem selbst passt. Es lohnt sich also, Neues auszuprobieren und über den Tellerrand zu schauen.