Seit der Corona Pandemie nimmt die virtuelle Zusammenarbeit immer weiter zu. Homeoffice ist der neue Arbeitsmodus. Anders als bei angrenzenden europäischen Nachbarländern ist gerade in Deutschland die Präsenzkultur nach wie vor weit verbreitet. In den Niederlanden ist das Arbeiten im Homeoffice jetzt sogar Gesetz. Niederländische Angestellte dürfen teilweise Zuhause arbeiten. Hierzulande pochen immer noch viele Unternehmer auf die Präsenzpflicht von Angestellten und messen die Arbeitsleistung daran, wann der Mitarbeitende kommt und geht. Wer lange da ist, der ist sehr beschäftigt und verdient sein Gehalt zu Recht. Viele Chefs freuen sich, hart arbeitende Angestellte zu haben, die um 7 Uhr abstempeln und um 18 Uhr noch am Schreibtisch sitzen.
Bezüglich des Themas Homeoffice gibt es die üblichen Bedenken vieler Unternehmende: sinkende Produktivität, mangelnder Datenschutz, Ungleichbehandlung (white collar vs. blue collar) oder Verstöße gegen Arbeitszeitgesetze.
Immerhin: „Vier von zehn Arbeitgebenden (39 Prozent) geben ihren Mitarbeitenden die Freiheit, auch abseits der klassischen Büroräume zu arbeiten“. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Befragung unter mehr als 800 Geschäftsführenden und Personalverantwortlichen von Unternehmen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.
Einige Bedenken auf dem Prüfstand
1. Ungleichbehandlung
65 Prozent der Unternehmenden schrecken vor Homeoffice zurück, denn die Mitarbeitenden sollen sich im Betrieb nicht ungleich behandelt fühlen. Produktionsmitarbeitende zum Beispiel, müssen immer anwesend sein. Andere hingegen können ihre Aufgaben Zuhause erledigen.
2. Geringere Produktivität
58 Prozent der Unternehmenden befürchten, dass durch den fehlenden Austausch untereinander die Produktivität sinkt. 33 Prozent der Befragten geben an, Mitarbeitende seien Zuhause nicht durchgehend erreichbar. Knapp 30 Prozent meinen ebenfalls, dass die Arbeit von zu Hause aus nicht zu kontrollieren sei.
3. Probleme bei der Datensicherheit
Etwa jeder fünfte Arbeitgebenden (22 Prozent) sieht die Datensicherheit in Gefahr, wenn Mitarbeitende Zuhause arbeiten.
Klaus Brenke, Arbeitsmarktexperte des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW) hält die Angst der Unternehmenden für unbegründet – vielleicht sogar vorgeschoben: „Es gibt Vorgesetzte, die sich nur dann gebraucht fühlen, wenn alle ihre Mitarbeitenden um sie herum sind“, sagt er. Auf diese Weise haben sie das Gefühl wichtig zu sein und alles im Griff zu haben. „Aber um Leistung zu erbringen, muss man nicht zwangsläufig anwesend sein“, so Brenke. Und durch den technischen Fortschritt mit Videotelefonie und Echtzeit-Kommunikation ist es möglich, dass Kollegen trotz physischer Abwesenheit uneingeschränkt mit dem Team Kontakt halten.
Vorgesetzte könnten durch die Einführung von Homeoffice die Produktivität ihrer Mitarbeitenden außerdem viel besser messen. „Im Bürojob müssen alle nur nachweisen, dass sie da waren“, sagt er. Im Homeoffice hingegen muss das abgesprochene Arbeitsvolumen geschafft sein – egal, wie lange der Mitarbeitende dafür braucht.
Jeder zehnte Arbeitgebende sagt außerdem, dass sich Mitarbeitende im Homeoffice weniger mit dem Arbeitgebenden identifizieren. „Homeoffice muss nicht so gestaltet sein, dass keiner mehr in den Betrieb kommt", sagt Brenke. Der Mitarbeitende kann beispielsweise zwei Tage oder nur einen Nachmittag pro Woche von zu Hause aus arbeiten – je nachdem, wie es im Team passt. Tatsächlich ist es sogar wichtig, dass jeder ab und zu im Büro ist, um sich persönlich zu vernetzen und Kontakte aufrecht zu erhalten.
Regeln für Homeoffice schaffen
Bei vielen Unternehmen ist Homeoffice klar geregelt. 74 Prozent, der vom Bitkom befragten Unternehmen, haben bestimmte Tage festgelegt, an denen niemand im Homeoffice arbeiten darf. Dies erleichtere die Terminfindung an manchen Tagen. 61 Prozent machen die Anwesenheit im Büro zur Regel und erlauben an nur einem Tag in der Woche Homeoffice. Bei 46 Prozent der befragten Unternehmen muss Homeoffice jeweils im Einzelfall vom Vorgesetzten genehmigt werden. Der Umgang mit Homeoffice erfordert klare Regeln. Auf Seiten der Unternehmen setzt es Vertrauen voraus, auf Seiten der Mitarbeitenden Selbstorganisation und Selbstdisziplin.“
Wer Mitarbeitende im Homeoffice hat, muss umdenken!
Vertrauen ist ein zentraler Werteansatz.
Einige Unternehmende werden das Thema Homeoffice nach diesem „Corona-Pilotprojekt-Jahr“ neu bewerten, da sie viele Erfahrungen sammeln konnten. Ein Umdenken muss jetzt her: von Zeit- auf Erfolgsmessung. Das Ergebnis zählt und nicht die Überstunden, die die Zeiterfassung am Ende des Monats ausspuckt. Viele Unternehmen tun sich damit schwer. Ist körperliche Anwesenheit ein Zeichen für Fleiß und gute Resultate? Oder ist ein ergebnisorientiertes Arbeiten nicht sinnvoller und die Brücke zum Erfolg?
Vorteile von ergebnisorientiertem Arbeiten
Die Kommunikation im Team nimmt zu, der Austausch untereinander wird aktiver und Barrieren bauen sich ab.
Der Mitarbeitende bekommt deutlich mehr Eigenverantwortung und fühlt sich damit viel motivierter.
Durch flexiblere Arbeitszeiten und die Möglichkeit im Homeoffice arbeiten zu können, wird der Arbeitgebende attraktiver.
Eine gesunde Work-Life-Balance entsteht. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird erleichtert. Die Gesundheit wird gefördert.
Bitkom setzt sich außerdem dafür ein, die gesetzlichen Vorgaben zu modernisieren und ans digitale Zeitalter anzupassen. „Der selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung stehen gesetzliche Hürden wie der starre Acht-Stunden-Arbeitstag und die elfstündige Mindestruhezeit entgegen. Wer spätabends noch mal die E-mails checkt und am nächsten Morgen wieder am Arbeitsplatz ist, verstößt gegen die Gesetze“, sagt Rohleder vom Digitalverband Bitkom. Das Arbeitsrecht ist nicht mehr zeitgemäß und setzt Mitarbeitende massenhaft ins Unrecht. Daher ist es höchste Zeit, diese Regeln zu modernisieren.
Und jetzt?
Führung 4.0 denkt anders.
Wer Homeoffice in seinem Unternehmen einführen möchte, sollte nicht nur an die Disziplin der Mitarbeitenden denken. Es braucht auch eine neue Art der Führungsprinzipien.
Kommunikation. Kommunikation. Kommunikation.
Ein kurzes tägliches Teammeeting über Telefon oder Video schafft eine gute Verbindung zu den Mitarbeitenden. Sie müssen wissen, dass die Führungskraft auch im Homeoffice jederzeit ansprechbar ist und für Fragen und Probleme Unterstützung bietet. Der informelle Austausch ist im Homeoffice nur bedingt möglich. Um hier Silodenken zu vermeiden oder aufzubrechen, sollten Führungskräfte auf einen regelmäßigen Austausch achten. Die Mitarbeitenden sollten sich nicht allein fühlen.
Generation Y und Z.
Mitarbeitende, die ab 1981 geboren sind, unterscheiden sich nicht grundsätzlich aufgrund ihres Alters sondern vielmehr durch ein spezifisches Wertesystem. Auffällig ist die Dominanz des Privatlebens. Nach und nach rückt diese Generation in die Arbeits- und Lebenswelt vor. Sie sind neugierig, digital, werteorientiert und selbstbewusst. Diese Adjektive erfordern neue Führungsgrundsätze.
Auf Sicht fahren und an Transparenz zulegen.
Auch hier gilt: Der Austausch mit dem Team ist wichtig. Was ist geplant? Wo sind die Herausforderungen? Und wo bestehen noch Unklarheiten? Welche Ziele verfolgt das oberste Management? Es gilt, relevante Informationen weiterzugeben und mit offenen Karten zu spielen. Mitarbeitende mit einbeziehen muss an oberster Stelle stehen.
Achtsamkeit ist gefragt.
Studien belegen, dass das Arbeiten im Homeoffice produktiver ist, als im Büro. Das hört sich zunächst erfreulich an, birgt aber auch Gefahren. Führungskräfte müssen immer darauf achten, dass ihre Mitarbeitenden genug Pausen einhalten und ihre Arbeitszeiten nicht permanent überschreiten. Wenn der Arbeitsplatz sich derzeit am Esstisch befindet, fällt vielen die Trennung von Job und Freizeit schwer und sie vernachlässigen die wichtigen Ruhe- und Erholungszeiten. Die Grenzen zwischen Job und Privatleben sollten nicht verschwimmen.
Gemeinsame Planung schafft Vertrauen.
Regelmäßige Team-Meetings fördern das Gemeinschaftsgefühl – und sie stellen auch sicher, dass alle wissen, was zu tun ist und welche Ziele in den kommenden Tagen erreicht werden sollen. Wo werden Informationen oder wichtige Meilensteine festgehalten? Ist der Stand, den man gerade vor sich hat, der aktuelle? Abhilfe schaffen hier Kommunikationstools, die alle relevanten Informationen auf einer Plattform versammeln und auf die jeder Mitarbeitende Zugriff hat.
Mobiles Arbeiten, der Einsatz von Collaboration Tools und virtuelle Führung wird gerade auf radikale Art und Weise dem Praxistest unterzogen. Die Frage ist: Inwieweit werden die Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit auch in Zukunft im Arbeitsalltag Bestand haben?
Den Wunsch nach Homeoffice-Möglichkeiten gab es schon vor der Corona-Pandemie. Besonders die jüngere Generation fordert nach agiler Zusammenarbeit und einer Modernisierung der Arbeitswelt. Und auch diejenigen, die Familie und Job unter einen Hut bringen müssen, werden entlastet, wenn sie hin und wieder von zu Hause aus arbeiten können.